Prozessturbo KI: Produktivität erhöhen und Liquidität sichern

Die Folgen: Handlungsspielräume werden kleiner. Wichtige Investitionen werden aufgeschoben. Nicht wenige Unternehmen bangen um ihre Liquidität. Da heißt es: Produktivität erhöhen, Kosten drücken, Effizienz steigern. Potenziale dafür bietet in der Regel die Prozesswelt des Unternehmens. Sie müssen angesichts der angespannten Lage schnellstmöglich gehoben werden – am besten durch Digitalisierung mit KI.

Digitalisierung eröffnet völlig neue Möglichkeiten, Prozesse zu denken

KI-gestützte Digitalisierung verändert von Grund auf sowohl die Arbeitsabläufe im Unternehmen als auch die Prozessentwicklung selbst. Aufwändige Workshops und Prozessanalysen, das zeitintensive Modellieren von Soll-Prozessen und Optimieren von Prozessketten waren gestern. Mit KI lassen sich Abläufe in unglaublicher Geschwindigkeit digitalisieren, optimieren, teils massiv vereinfachen oder komplett neu aufsetzen. Die dabei eingesetzten KI-Agenten – das sind Software-Einheiten, die ihre Aufgaben eigenständig planen, ausführen und aus Erfahrung lernen – richten das neue Prozessdesign dabei nicht mehr rückblickend auf die bereits etablierten Prozesse, sondern zukunftsgerichtet auf die Strategie und die Ziele des Unternehmens aus. Nach einem Human Loop, also der Kontrolle und Freigabe des entwickelten Prozesses durch einen Menschen, nimmt der KI-Agent dann seine Arbeit im laufenden Betrieb auf und verbessert diese stetig weiter. Ob Verwaltungs-, Finanz-, Produktions- oder HR-Prozesse, das funktioniert in allen Kernprozessen des Unternehmens.

Mit Prozessdigitalisierung an den richtigen Stellen sparen

Ein Beispiel aus der Praxis von Liebich & Partner: Ein Unternehmen auf Wachstumskurs möchte seinen Auftragserfassungsprozess optimieren, weil die Mitarbeitenden im administrativen Bereich überlastet sind und auf dem Arbeitsmarkt keine passenden Fachkräfte zu finden sind. Die Aufträge kommen über verschiedene Kanäle ins Haus – online, über Papierverträge, per E-Mail, handschriftlich auf Zetteln. Im Rahmen der Beratung werden KI-Agenten programmiert, die in kürzester Zeit ermitteln, wie sie die Infos aller Quellen optimal ins Digitale übersetzen, zusammenführen und die Bestellungen ins System einschießen. Das Ergebnis: Verkürzte Durchlaufzeiten im laufenden Betrieb, geringere Fehlerquoten und Leistung, die problemlos nach oben skalierbar ist. Hinzu kommt, dass Kapazitäten der Auftragserfassung zukünftig an anderer Stelle im administrativen Bereich sinnvoll eingesetzt werden können. Der Return on Investment ist 1:3.

Viele Unternehmen sind krisenbedingt gezwungen, Stellen abzubauen, um ihre Liquidität zu sichern. Bleibt es bei den alten Prozessen, führt das zwangsläufig zur Überlastung der verbliebenen Mitarbeitenden. Ein besserer Ansatz wäre, die Prozesse rechtzeitig zu digitalisieren und konkret die Stellen einzusparen, die in den neuen Prozessen nicht mehr gebraucht werden. Das dauert zu lang? Mit dem Prozessturbo KI geht das schneller als Mensch denkt.

Dennoch ist ohne Menschen alles nichts. Sie sind es, die im Unternehmen die Entscheidungen treffen, die das kulturelle Umfeld für den notwendigen Wandel schaffen, die themenbezogen z. B. KI-Tools einführen, Prozesse freigeben, Kompetenz aufbauen und – das ist Voraussetzung für den Erfolg – die Digitalisierung im Unternehmensalltag mittragen.