Externe Experten sind kein Randthema

Viele Unternehmen schreiben Stellen aus, wenn Aufgaben, Anforderungen und Zuständigkeiten klar sind. Doch nicht jede Kompetenzlücke ist eine klassische Vakanz. Manchmal fällt eine Schlüsselperson aus, ein Transformationsprojekt gerät ins Stocken oder für ein zeitlich begrenztes Vorhaben fehlt Spezialwissen. Dann greift die Frage „Wen stellen wir ein?“ oft zu kurz. Zuerst sollte geklärt werden: Welche Kompetenz brauchen wir jetzt – für welches Ziel, für welchen Zeitraum und mit welcher Verantwortung?

Interim Manager und Freelancer können solche Lücken schließen. Sie ersetzen keine Festanstellung, sondern ergänzen die Personalplanung. Wird ihr Einsatz nicht ausschließlich als kurzfristige Lösung betrachtet, können daraus wichtige Erkenntnisse für den künftigen Kompetenzbedarf, die Organisation und den Wissenstransfer entstehen.

Verschiedene Perspektiven auf eine Kompetenzlücke

Der Bedarf wird meist im Fachbereich sichtbar. Dort stockt das Projekt, fehlt Fachwissen, oder wächst die Arbeitslast über die verfügbaren Kapazitäten hinaus. Im akuten Handlungsdruck liegt es nahe, möglichst schnell ein passendes Profil zu suchen. Die strategische Einordnung gerät dabei leicht aus dem Blick. Hier sollte HR einbezogen werden. Die Personalabteilung kann prüfen, ob die benötigte Kompetenz langfristig im Unternehmen gebraucht wird und intern aufgebaut werden soll. Das Management bewertet Priorität, Risiko und wirtschaftliche Wirkung. Der Fachbereich beschreibt die konkrete Aufgabe. Einkauf und Compliance klären die Bedingungen für die Beauftragung.

Keine dieser Perspektiven reicht allein. Eine offene Führungsposition kann ein Transformationsprogramm gefährden. Ein stockendes IT-Projekt kann an fehlendem Spezialwissen liegen – oder an unklarer Steuerung. Ein vorübergehender Engpass kann zugleich ein Hinweis darauf sein, dass eine Kompetenz dauerhaft im Unternehmen verankert werden sollte.

Erst die Aufgabe, dann die Besetzungsform

Unternehmen entscheiden oft früh zwischen Festanstellung, Interim Management oder Freelancing. Sinnvoller ist es, zunächst die Aufgabe zu bestimmen. Eine dauerhafte Festanstellung eignet sich – gegebenenfalls über Executive Search –, wenn eine Kompetenz langfristig gebraucht wird und intern verankert werden soll. Das gilt etwa für Führungspositionen und Schlüsselrollen.

Interim Manager bringen für eine begrenzte Zeit Führungs-, oder Steuerungserfahrung sowie Erfahrung in Veränderungsprozessen ein. Typische Situationen sind Vakanzen, Restrukturierungen, Transformationsprogramme oder kritische Phasen, in denen eine Aufgabe kurzfristig übernommen oder ein Projekt gezielt gesteuert werden muss. Freelancer unterstützen mit projektbezogenem Fachwissen etwa in den Bereichen IT, Digitalisierung, Finance, Operations, HR oder Produktion. Voraussetzung ist, dass Aufgabe und erwartetes Ergebnis klar beschrieben und Dauer sowie Umfang des Einsatzes festgelegt sind.

Die entscheidende Frage lautet nicht, ob intern oder extern besetzt werden soll. Es geht darum, welche Kompetenz benötigt wird – für Führung, Steuerung oder fachliche Umsetzung

Beispiel: Ein ERP-Projekt gerät ins Stocken

Ein Unternehmen führt ein geschäftskritisches ERP-System ein. Die internen Teams kennen die Organisation, die Prozesse und die historisch gewachsenen Strukturen. Trotzdem gerät das Projekt in Verzug. In einer bestimmten Projektphase fehlen möglicherweise Spezialwissen oder zusätzliche Kapazitäten für die Umsetzung.

Ein Freelancer könnte etwa bei Datenqualität, Schnittstellen oder Tests unterstützen. Liegt das Problem eher bei der Priorisierung und Projektsteuerung, kann ein Interim Manager die passende Lösung sein. Wird die Kompetenz auch nach dem Projekt dauerhaft benötigt, sollte geprüft werden, ob eine Festanstellung sinnvoll ist.

Die passende Lösung ergibt sich aus der konkreten Unternehmenssituation, nicht aus der Vertragsform.

Was vor der Suche zu klären ist

Bevor Unternehmen ein Profil suchen, sollten sie gemeinsam festlegen, welches Problem gelöst werden soll und welches Ergebnis erwartet wird. Ebenso wichtig sind die Fragen, wie lange die Kompetenz gebraucht wird, welche internen Bereiche betroffen sind und wie dringend der Einsatz ist. Auch Zuständigkeiten und Rahmenbedingungen sollten vor dem Start feststehen.

Eine solche Bedarfsklärung hilft, zwei typische Fehler zu vermeiden: eine Stelle auszuschreiben, obwohl nur temporäre Unterstützung nötig ist – oder externe Expertise zu beauftragen, obwohl eigentlich eine dauerhafte Schlüsselkompetenz aufgebaut werden muss.

Vom Einzelfall zur Kompetenzstrategie

Externe Experten sind ein Baustein moderner Kompetenzplanung. Unternehmen, die HR, Fachbereich und Management früh zusammenbringen, können Schlüsselrollen gezielter aufbauen, Übergänge absichern und Spezialwissen dort einsetzen, wo es gebraucht wird.

Wer Interim Manager und Freelancer professionell einsetzt, sollte auch prüfen, welche Erfahrungen nach dem Einsatz gewonnen wurden, welche Profile sich bewährt haben und welche Kompetenzen künftig erneut gefragt sein könnten.  So wird aus einer kurzfristigen Besetzung auch ein Lerngewinn für die Organisation.