„Ich werde gerufen, wenn die Hütte brennt“

Wichtige Frage zum Einstieg: Wo setzen Sie als Projektretter an?

Adler: Von Beginn an gehe ich mit der Mission ins Unternehmen, mich überflüssig zu machen. Ich analysiere, strukturiere, vergebe Verantwortlichkeiten, um am Ende eine gefestigte, effiziente Struktur und klare Verantwortlichkeiten mit erfolgreich laufenden Projekten zu hinterlassen. Das Ganze soll ja auch ohne mich funktionieren. Ein Projekt wieder aufs Gleis zu stellen, ist der erste Schritt, ist die Pflicht. Die Kür ist dann, das System so zu verändern, dass keine Projekte mehr entgleisen. Beides zusammen ist mein Anspruch. Ich vergleiche das mit einem Fußballspiel: Ich werde eingewechselt und spiele mit, bis das Spiel zumindest gedreht ist. Erst dann ziehe ich mich operativ zurück und übernehme die Rolle des Trainers.

Was sind die häufigsten Gründe dafür, dass Projekte auf Abwege geraten können?

Adler: Oftmals fehlen ganz grundlegend die Voraussetzungen, die für eine erfolgreiche Projektarbeit nötig sind. Das beginnt zum Beispiel damit, dass es überhaupt keine Strategie und Zielsetzung gibt. Oder es ist kein Portfoliomanagement vorhanden. Häufig ist auch die Aufgabenteilung zwischen Linie- und Projektorganisation nicht definiert oder wirksam. Meist sind Prioritäten unklar bzw. werden nicht gelebt. Ungünstige Voraussetzungen sind der Ausgangspunkt für Projektschieflagen, die sich oftmals dynamisch verstärken.

Vielen Projekten, die bereits in die Schieflage geraten sind, ist eines gemein: Es existiert eine große Anzahl von unterschiedlichen Ursachen für das Scheitern, die Aufgabenstellung ist hochgradig mehrdimensional. Zudem handelt es sich um eine Mischung aus harten und weichen Faktoren. Als Projektretter gehe ich damit um, bin Sanierer und Moderator zugleich. Ich hole die Menschen ab und löse mit ihnen die komplexe Situation auf. Grundlegend dafür ist ein hohes Maß an Kompetenz, Empathie und Beharrlichkeit.

Wann, also an welchem Punkt, werden Sie hinzugerufen?

Adler: Meist tritt das Bewusstsein des dringenden Handlungsbedarfs spät ein. Das System ist dann bereits gänzlich außer Takt. Ich finde Situationen vor, in denen alle wissen, wie andere ihre Aufgabe zu erledigen haben, aber keiner mehr die eigenen Aufgaben zufriedenstellend erfüllt. Frustration hat sich breit gemacht. Bleibt das System jetzt sich selbst überlassen, wird das Projekt scheitern — eine Selbstheilung tritt nicht ein.

Um das Projekt in diesem Zustand zu retten, ist ein Korrektiv von außen notwendig: als hinzugezogener externer Projektretter, bin ich unvoreingenommen und unbelastet. Ich habe eine unverstellte, objektive und professionelle Sicht auf die Situation. Meine einzige Mission ist es, das Projekt zu retten und nachhaltig zu stabilisieren. Andere Interessen, wie diejenigen eines längerfristigen Mitglieds der Organisation, verfolge ich nicht.

Was sind die Voraussetzungen dafür, dass sich Projekte auch wirklich retten lassen?

Adler: Wichtig ist, dass sich die Unternehmensleitung offiziell zur Projektrettung bekennt. Idealerweise erteilt der CEO den Auftrag und gibt das Startsignal. Dadurch wird das Projekt zu einem echten Anliegen und erhält unternehmensintern die entsprechende Relevanz. Nur mit einem robusten Mandat übernehme ich die Projektrettung.

Wesentlicher Teil einer Projektrettung ist es, verlorengegangenes Vertrauen wieder zu schaffen. Hierzu ist zunächst das Zutrauen des Auftraggebers in mich als Projektretter grundlegend. Um eine Brücke zwischen den steuernden und den operativ Mitwirkenden bauen zu können, muss ich das Vertrauen des Projektteams ebenfalls gewinnen. Das hört sich trivial an, ist es aber nicht. Häufig wird der Projektretter als Misstrauensvotum der Unternehmensleitung verstanden. Nur durch klare Kommunikation, Verlässlichkeit und spürbaren Nutzen lässt sich das Vertrauen des Projektteams gewinnen. Gleichzeitig wird die Mission auf eine breitere Basis übertragen: Relevante weitere Stakeholder, wie Mitglieder des Lenkungskreises und Führungskräfte der Linie, werden eingebunden, um Unterstützung zu sichern.

Wie gelingt die Projektrettung? Und wie definiert sich Ihr Erfolg?

Adler: Die Rettung eines Projekts erfordert höchste Priorität und absoluten Fokus. Es geht schließlich ums Ganze. Der Projektretter wird mit dem sprichwörtlichen „Blaulicht“ in der Hand zur zentralen Figur, die durch Vorbildfunktion führt.

Mit einem klar definierten Auftrag und meinem direkten operativen Eingreifen führe ich die Teams zurück zu effektiver Zusammenarbeit und sichere so die Rettung des Projekts. Es motiviert mich mitzuerleben, wie alle Beteiligten ihre Kompetenzen erfolgreich und mit Freude einbringen, während das Projekt rasch wieder stabilisiert wird. Sobald die Organisation in der Lage ist, Projekte eigenständig und nachhaltig zu steuern, ist meine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen. Mich freut es, wenn sich meine beratende und begleitende Rolle am Ende erübrigt.