Ziele messbar machen: Kennzahlen im Projekt mit Sinn und Verstand

Relevante Kennzahlen in Projekten definieren 

Ganz am Anfang steht die Festlegung des Projektziels. Mit dem Ziel des Projektes wird indirekt festgelegt, welche Kennzahlen zur Messung notwendig sind. Wenn durch das Projekt konkrete Einsparungen generiert werden sollen, also quantitative Faktoren eine Rolle spielen, kann dies meist in Euro, Arbeitszeit (FTE = full time equivalent), Durchlaufzeiten, etc. ausgedrückt werden. Diese Kennzahlen können relativ leicht zu Beginn des Projektes erhoben und auch fortlaufend bis zum Ende des Projektes verglichen werden. Wichtig dabei ist, dass die Ziele innerhalb des Projektes realistisch erreicht werden können. Wenn schon vor Projektbeginn feststeht, dass die Ziele viel zu hochgesteckt sind, dann ist der Frust im Projekt vorprogrammiert.

Schwieriger wird die Festlegung von Kennzahlen bei qualitativen Faktoren. Dies sind oft „softe“ Faktoren wie beispielsweise „Verbesserung der Teamarbeit“ oder „Mitarbeiterzufriedenheit“. Aber auch diese Daten lassen sich ermitteln. Ähnlich wie bei den quantitativen Faktoren muss ein Vergleich zwischen Projektbeginn und Projektende ermöglicht werden. Dies kann zum Beispiel dadurch erfolgen, dass ich betroffene Personen vor Projektbeginn zu bestimmten Kriterien befrage (Null-Linien-Messung) und nach Projektende dieselben Kriterien nochmals abprüfe. Damit sind auch weiche Projektziele messbar.

Um Teilprojekte mit vergleichbaren Zielen untereinander vergleichen zu können, müssen dieselben Kennzahlen gelten. Offen ist noch die Frage nach der sinnvollen Anzahl von Kennzahlen. Hierzu gibt es keine eindeutige Zahl, aber eine Regel: Erheben Sie nur die Kennzahlen, die eine eindeutige Aussage zum Projekterfolg oder Misserfolg beitragen. Alle anderen Kennzahlen bedeuten Mehraufwand, der keinen Nutzen darstellt.

Projektcontrolling: Anforderungen an Projektkennzahlen

Folgende Voraussetzungen sind für ein funktionierendes Projektcontrolling zu treffen:

1. Hohe Aussagekraft der Kennzahlen
2. Verwendung eines einheitlichen Maßstabes zur Ermittlung der Kennzahlen
3. Nachvollziehbarkeit in der Erhebung von Kennzahlen
4. Sinnvolle Anzahl an Kennzahlen (lean)

Kennzahlen sind bei der Projektsteuerung und im Controlling hilfreich, da sie einen schnellen Einblick in den Projektverlauf geben und ihn transparent machen. Es gibt eine Vielzahl an KPIs (Key Performance Indicators), die in unterschiedlichem Maße abhängig von der Projektstruktur relevant sind. Entscheidend ist, zum Projektstart die wichtigsten KPIs zu definieren und diese dann im Blick zu behalten.